Dans un environnement réglementaire en constante évolution, le respect des obligations légales est un enjeu majeur pour toutes les organisations. Un système de Gestion Électronique de Documents performant est votre meilleur allié pour garantir cette sécurité juridique. Il assure la conservation des documents selon les durées légales obligatoires (DLU) et encadre les processus de destruction pour ne pas conserver des informations au-delà de ce qui est autorisé (notamment en matière de données personnelles). La GED garantit l’intégrité et l’authenticité des documents grâce à des mécanismes de scellement et d’horodatage.

La solution Zeendoc intègre nativement des fonctionnalités essentielles à la conformité, comme l’archivage à valeur probante. Pour une entreprise du secteur financier, la conservation des preuves de transactions selon des normes strictes est vitale. La GED assure que les documents sont stockés dans des conditions sécurisées et qu’ils conservent leur force probante devant les tribunaux ou lors d’audits fiscaux.

L’une des plus grandes contributions de la GED à la conformité est la gestion des accès et de la traçabilité. Elle permet de répondre aux exigences de réglementations complexes comme le RGPD. Pour une association gérant des données sensibles de ses membres, l’outil permet de prouver la bonne gestion des consentements et d’accéder rapidement à l’historique d’accès d’un document donné. C’est l’assurance d’une transparence totale et d’une défense solide en cas de litige.